وكما اسلفت باذكر سابقا فان مرحله التنظيم هي المرحله الثانيه في اداره المؤسسات والتي  لا تقل اهميه عن مرحه التخطيط كونها  المرحله  التي من الممكن ان تتعرض الي العديد من التحديات المتمثله في

 رفض المشاركه

الاعتراض علي الفريق

بدايه الخلافات الشخصيه

 مهمات الإدارة الناجحة

وهنا قد يرد سؤال.. حسناً ما هي مهمات الإدارة الناجحة في هذه العملية؟

والجواب.. مهمتنا التوجيه والسيطرة..

فإنّ العاملين يحتاجون إلى توجيهات وإرشادات متواصلة إذ لا يعدم الإنسان من الحاجة إلى ناصح أو مستشار أو ناقد بنّاء.. وعليه فإذا أردنا أن يكون مستوى أداء العاملين وإنجازهم بناءً عالياً علينا أن نضع أمامهم عدة أمور ونتأكد جيداً من وصولها إليهم بشكل واضح وجلي.. وهذه الأمور هي:

1ـ الهدف الأسمى الذي نتطلع إليه ـ…………………………….. ماذا وراء إنشاء المدرسة مثلا ؟

ـ المهام التي ينبغي عليهم القيام بها بالضبط ـ……………… تدريس، تربية، تهذيب 2!!.

ـ الفوائد التي سيتوصلون إليها جرّاء هذا العمل……………………….. مادية أو معنوية ونحو ذلك3.

فعندما يفهم العاملون الأسباب الكامنة وراء مهماتهم والغايات المرجوة من أعمالهم فأنهم يندفعون لاتمام أعمالهم بفعالية جيدة وطبقاً للمقاييس المرسومة في الخطّة باذلين أقصى ما بوسعهم من طاقة في سبيل النجاح لأنّهم علموا ماذا يريدون وكيف يعملون بقناعة وإيمان؟!‍

فإذا انضم إلى هذه المعرفة و التوجيه الناضج والدفع المستمر والتعامل الحسن معهم فإنّ النجاح سيكون أكبر واكثر ضماناً..

وهذا يتطلب من الإدارة مهارة فائقة في فن التعامل مع الناس بقدر ما يتطلب وضع الخطّة المناسبة.

فإنّ بإمكان الإدارة الثرية أن تخطط وتؤسس بقدر ما تشاء إلا أنّها إذا افتقدت عنصر التوجيه الناجح في الأداء فإنّها ستنجز القليل ويلقى الباقي من المهام والأدوار على كاهلها.. لذا نجد العديد من المدراء والإداريين يأنّون من تخلّي أفرادهم ومعاونيهم عن المسؤوليات وإلقاء أعباء الأعمال عليهم والحال أن التفاتهم إلى أنفسهم أولاً ورفع مستوى التوجيه والمتابعة عندهم كان يكفيهم لجني الكثير من الثمار بأتعاب أقل ولكي تتحلّى الإدارة الناجحة بالتوجيه الفاعل لابدّ وأن تكون ماهرة في الأمور التالية:

1ـ اطلاع الأفراد على الأهداف بوضوح وتعريفهم بما ينبغي أن يقومون به من مهام وأدوار.

2ـ توزيع هذه الأدوار بقناعة وإيمان.

3ـ بعث الحماس في الأرواح والنفوس ليؤودّوا أعمالهم بطريقة ممتازة بواسطة المتابعة المستمرة الحكيمة.

4ـ وبالتالي ستشعر الإدارة بأنّها تقود الناس قيادة ناجحة.

ففي مثال المدرسة الذي ذكرناه اقصد مدرسه اعداد القاده الجدد بإمكان الإدارة أن تجتمع بالكادر التعليمي وتسهمهم في القرار وتستشيرهم في الخطّة كما بإمكانها أن تجتمع بالطلاّب للتعرف على مشاكلهم وأسهامهم في بعض القرارات أيضاً وفق خطة مدروسة مضافا إلى متابعة سير العمل بشكل دائم لبث الحماس والشعور بالمسؤولية عبر توزيع بعض الأدوار أو تفويضها على الطلاب وترقية الكفوئين منهم وإلى آخره من وسائل عملية وتربوية وهذا يتطلّب حضورا فاعلا ومستمرا من الإدارة مع العاملين ومعايشتهم معايشة دائمة ومتابعة سير الأمور بشكل مستمر لكي تخرج النتائج مثلما توقعوا.

وهذا ما نطلق عليه اسم السيطرة..

فلكي تسيطر الإدارة على سير الأعمال عليها أن تبقى متيقّظة ساهرة العينين لما يحدث.

لأنّ السيطرة وظيفة كل إدارة ناجحة واهم ما فيها هو تنظيم الخطّة بشكل فاعل لكي تزيد من الجهد في موقع الحاجة وتضع الفرامل في موضع الحاجة أيضاً وبـــتعبير آخر.. فإنّ السيطرة على إنجاز تربية الكوادر - مثلا - يتطلب من الإدارة أن تبقى عيناها مفتوحتين لاعطاء الملاحظات والتوجيهات وتتأكد من طريقة إنجاز المهام يطر الإدارة على سير الأعمال عليها أن تبقى متيقّظة ساهرة العينين لما يحد ثومن ثم متابعة مستوى التقدم الحاصل في ذلك مقارناً مع الوقت والتكاليف المبذولة مع الخطّة الموضوعة.

لذلك يجب علينا أن نفهم:

1سببـل العمل الذي سنؤديه ونعرف حالته وما سيؤول إليه.

2ـ متابعة التفاصيل أولا بأول ليكون حضورها فاعلاً ونشيطاً ليكون التوجيه بمستواها.

3ـ تقييم أداء العاملين ومتابعة أسباب الفتور أو العجز وتطوير الناشط وبهذا تكون قد حصدت ثمار ما وضعته وبذلت من أجله المزيد.

وبهذا نعرف أنّ الإدارة هي! معرفة ما علينا فعله الآن وما علينا إنجازه في المستقبل ولكي نتأكد انّ كل شيء يسير على ما يرام وانّنا قد حققا النجاح فيما نصبوا إليه علينا إنجاز الوظائف التالية:

1ـ التخطيط للأعمال التي نريد إنجازها مستقبلاً بالإضافة إلى تحديد الأهداف والوسائل الكفيلة بإنجازها حسبما نريد أي وضع الخطّة.

2ـ تقسيم الأعمال والأدوار وتوزيعها على الأفراد أو الجهات المناسبة لها.

3ـ التوجيه ويتضمن اطلاع العاملين على واجباتهم والتأكد من حسن أدائهم لها غير منقوصة ولا مختلّة باتباعهم أفضل الوسائل المتاحة.

4ـ المراقبة المتواصلة لضبط سير الأعمال حتى يتم الحصول على أفضل النتائج وفقاً لبرنامج منظم ومدروس يطابق بين الزمان والنفقات والجهود المبذولة وصولا إلى الأهداف وهو ما أسميناه بالنجاح